А ваша аптека готова к инвентаризации?

На самом деле все не так уж и сложно. Просто к инвентаризации нужно быть готовыми. Заранее. А помогают в этом определенные знания. Ими делится фармацевт Наталья Чеснокова.

Законодательная основа

Осуществление инвентаризации любой российской организации, в том числе аптеки, регламентировано рядом нормативно–правовых актов. Основными из них являются следующие законодательные документы федерального уровня:

• Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" (Пр-34н).
• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (Пр-49).

Наряду с указанными документами, регулирование бухгалтерского учета осуществляется также на основании федеральных и отраслевых стандартов.

На сегодняшний день главными целями инвентаризации являются:

1. Скрупулезная перепись реально существующего имущества аптечной организации. Работа эта весьма кропотливая. Особенно, когда очередь доходит до инвентаризации лекарственных средств и медицинских изделий. Каждый, даже начинающий фармацевт знает, какой объемной является номенклатура этих единиц торговли.

2. Сравнение действительного наличия имущества с показателями бухучета. Как ни странно, но часто при инвентаризации обнаруживаются "лишние" стеллажи, холодильники, шкафы и тому подобные предметы аптечного интерьера. И это еще полбеды. Хуже, если контролеры находят неучтенные в бухгалтерской документации лекарственные средства и медицинские изделия. Сразу возникает вопрос, каким образом и с какой целью они оказались в аптеке.

Бывает и наоборот, когда на поверку выявляется недостача того, что указано в документации. И в этом случае исчезнувшие в неизвестном направлении лекарственные препараты и медицинские изделия также являются большой "головной болью" администрации аптеки.

3. Проверка полноты отображения в учете финансовых обязательств. В этом разделе выясняется задолженность аптечной организации по финансам и наличие у нее банковских кредитов и займов.

Интересно, что согласно Пр-49 в формате инвентаризации проверяется даже то имущество, которое данной организации не принадлежит, но при этом числится в бухгалтерской документации контролируемой компании.

Такое имущество, например, может находиться на так называемом ответственном хранении аптеки или использоваться на правах аренды.

Как это происходит на практике? Ну, скажем, аптечная организация взяла в аренду у сторонней компании предметы торгового оборудования и отобразила их в бухгалтерской документации. В этом случае проблем, как правило, не возникает. Если, конечно, все зафиксировано с необходимой для бухучета точностью.

Но бывает и так, что аптечная сеть взяла у дружественной ей организации, например, холодильник. Просто на время, попользоваться, пока свой не отремонтируют. Отображать это в бухгалтерской отчетности обе стороны посчитали излишним бюрократизмом. Но тут начался процесс инвентаризации. И налицо выявляется несоответствие того, что числится в документации, с тем, что имеется на самом деле. Волокиты с объяснениями и прочими неприятностями будет точно больше, чем если бы все было оформлено как положено.

Кто должен проводить инвентаризацию

Организация и проведение инвентаризации входит в обязанности самой аптеки. К сожалению, руководители некоторых аптечных организаций легкомысленно относятся к такому самоконтролю. И либо вовсе не проводят инвентаризацию, либо делают это настолько поверхностно, что существенная доля имущества просто остается "за кадром". Такой подход может привести к неготовности аптеки к визиту сторонних контролеров. В частности, представителей налоговых органов.
Самоконтроль важен еще и потому, что система проведения инвентаризации налоговиками фактически идентична системе проведения инвентаризации самой аптечной организацией. Вот и получается, что внутренний аудит, чем, в сущности, и является самостоятельная инвентаризация, может стать очень полезной подготовительной работой или тренинга для достойной встречи работников налоговой службы.

Свои и чужие

Вся ответственность за корректное проведение инвентаризации лежит на инвентаризационной комиссии. В ее состав входят:

• Представители администрации аптечной организации. Чаще всего это заведующий конкретной аптекой. Но бывает и так, что в процесс инвентаризации подключается и один из руководителей центрального офиса сети.
• Сотрудник бухгалтерии аптеки, специально делегированный для участия в данной комиссии.
• Фармацевты и провизоры торговой точки. Ведь именно они могут оказаться "крайними" в случае каких-либо несоответствий в наличии или отсутствии лекарственных препаратов.
• Уполномоченные одной из аудиторских компаний. Эти представители сторонней организации особенно тщательно выполняют контрольную деятельность в аптеке. И не надо относить их замечания к недоброжелательности и придирчивости. Более того, нужно быть благодарными аудиторам за их бдительность и компетентность. Ведь выполнение их письменных предписаний или устных указаний помогут в будущем поставить процесс инвентаризации в аптеке на должный уровень.

Важно иметь в виду, что результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными, если хотя бы один член состава комиссии не смог принять в ней участие (даже по уважительной причине). Рекомендуется перенести инвентаризацию на определенный срок или издать дополнительный приказ, указав в нем другого работника вместо отсутствующего.

На время инвентаризации розничная точка должна быть закрыта для посетителей. Приостанавливается даже дистанционная торговля в тех аптеках, где такая опция уже разрешена и практикуется. Об этом потенциальных покупателей следует уведомить в тексте объявления, заранее вывешенного на дверях аптеки. В нем же следует указать, когда именно она будет открыта вновь, а также сообщить адреса ближайших аптечных организаций.

Бывает, что инвентаризация в аптеке длится несколько дней подряд. В этом случае все помещения, в которых находятся материальные ценности, должны быть опечатаны, а описи закрыты на ключ в шкафу или сейфе.

Когда это нужно?

Пр-49 РФ вменяет в обязанность всем юридическим лицам проводить обязательную инвентаризацию при следующих обстоятельствах:

1. Если аптека передала часть своего имущества в аренду другой компании, а также в случае его продажи, покупки или утилизации. Главное, чтобы все эти действия были продокументированы.

2. Перед составлением бух. отчетности за год. Исключением в этом случае является имущество, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября текущего года.

3. После того, как в аптечной организации произошла замена материально ответственного лица.

4. В случае выявлении фактов хищения материальных ценностей, их порчи или злоупотребления должностными обязанностями кого-либо из сотрудников аптеки.

5. При возникновении форс–мажорных обстоятельств любой степени сложности: различные стихийные бедствия, в т.ч. пожары и наводнения, природные катастрофы и техногенные аварии. Сюда же можно отнести объявление себя банкротом.

6. Проведение плановой/внезапной ликвидации или реорганизации аптечной сети. Инвентаризация осуществляется перед составлением ликвидационного/реорганизационного бух. баланса.

7. Когда в аптечной организации существует договор коллективной мат. ответственности, представители налоговой службы в обязательном порядке проведут инвентаризацию, если:

• в аптеке произошла смена руководителя или в случае, когда эта должность стала вакантной;
• из коллектива аптеки уволилось более половины ее постоянных сотрудников;
• инвентаризацию инициировал хотя бы один рядовой работник аптеки.

В зависимости от величины аптечной организации, а также в ряде возникших обстоятельств, оговоренных в Пр-49, в отчетном году можно провести несколько мероприятий по инвентаризации. Дата предстоящей проверки имущества определяется руководителем аптеки заранее и сообщается всем ее сотрудникам в устной и письменной форме.

Процесс пошел

Решение о проведении инвентаризации должно быть не только принято, но и правильно оформлено. Для этого:

• Руководитель аптеки должен выпустить официальный приказ либо по одной торговой точке, либо по всей сети о том, что с такого–то числа начинается инвентаризация. Правда, всю "сетку" одновременно проверяют крайне редко, так как это сопряжено с приостановкой ее работы, а, значит, и с финансовыми убытками. В большинстве случаев такое случается по инициативе налоговой службы или другого надзорного органа. Но бывает, и по требованию правоохранительного органа. Например, прокуратуры.

• Специально отрекомендованный для этого член комиссии обязан составить инвентаризационную опись основных материальных средств, которые принадлежат данной аптечной организации и находятся на ее балансе. Строжайшему учету подлежит абсолютно все — от стационарного оборудования до мельчайшей упаковки ЛП. Имущество, взятое аптекой во временное пользование или приобретенное в лизинг, также должно быть включено в инвентаризационную опись (отдельный параграф).

• Необходимо проверить наличие инвентаризационных ярлыков для учета ЛС, МИ и товаров нелекарственного ассортимента.

• Рекомендуется заблаговременно подготовить форму акта проведения инвентаризации с отображением всех ее результатов, включая негативные.

• Нужно позаботиться и о наличии так называемой сличительной ведомости. Она будет работать по принципу "что было зафиксировано в прошлую проверку, а что имеем сейчас". Если ситуация улучшилась, можно поставить это себе "в плюс". И напротив — когда былые огрехи не исправлены, а к ним еще и новые добавились — значит, для организационной работы в аптеке поле деятельности увеличилось.

• Журналы учета, контроля и выполнения приказов, фиксации проведения инвентаризаций, а также учета контрольных проверок, вплоть до контрольных закупок, проводимых в прошлом, должны были готовы к заполнению в предстоящих инвентаризационных мероприятиях.

Для удобства инвентаризационные описи разрешено заполнять, как с применением компьютерной техники, так и вручную. В последнем случае позволяется использовать чернильную или шариковую ручку черного/синего цвета. Запись делать разборчиво, не допуская помарок и исправлений. Если же все–таки необходимо внести правки, они должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. При этом уточняющая надпись «исправленному верить» не обязательна, но желательна.

Что в итоге?

Оформление результатов инвентаризации должно происходить по следующему алгоритму:

1. Издается приказ о подведении итогов инвентаризации, подписанный руководителем, с указанием времени ее проведения и списком членов инвентаризационной комиссии, которые принимали участие в контрольном мероприятии.

2. В итоговом документе перечисляются ФИО сотрудников, по вине которых произошли нарушения. Их можно привлечь к ответственности — административной/материальной. А можно просто обратить их внимание на то, как не допускать подобных погрешностей. Тут все зависит от объема и уровня выявленных недочетов.

3. При необходимости инвентаризационной комиссией пишутся заявления и подаются обращения в следственные и судебные органы. Как правило, составление таких "бумаг" инициируется теми членами комиссии, которые представляют стороннюю организацию.

4. Если недостача имущества или его порча, выявленные в ходе инвентаризации, не превышают пределов естественных убытков, то их можно списать в качестве издержек в работе. В противном случае такие убытки покрываются за счет виновных лиц.

5. В тех случаях, когда не удается установить, кто конкретно из работников несет ответственность за выявленные убытки, ущерб, то они списываются на финансовые резервы аптеки/аптечной сети.

6. Излишки имущества оцениваются по их рыночной стоимости на дату проведения контрольных мероприятий. После этого соответствующая сумма зачисляется в финансовый резерв аптеки. Исключением могут быть случаи, когда эти излишки относятся к лекарственным препаратам, в аптечных документах вообще не значащихся. В таком случае начинается проверка того, каким образом эти лекарства вообще оказались в аптеке. Если они к тому же относятся к психотропным или наркотическим средствам, за дело возьмутся представители правоохранительных органов. И не исключено, что рутинная инвентаризация превратится в уголовное дело.

По материалам вебинара на платформе "Провизор 24"