11.11.2024 Издается с 1995 года №10 (367) окт 2024 18+
11.11.2024 Издается с 1995 года №10 (367) окт 2024
// Аптека // Управление

А ваша аптека готова к инвентаризации?

Не секрет, что у многих работников аптек инвентаризация вызывает столь сильное волнение, что впору искать на полках своей торговой точки что–нибудь успокаивающее.

На самом деле все не так уж и сложно. Просто к инвентаризации нужно быть готовыми. Заранее. А помогают в этом определенные знания. Ими делится фармацевт Наталья Чеснокова.

Законодательная основа

Осуществление инвентаризации любой российской организации, в том числе аптеки, регламентировано рядом нормативно–правовых актов. Основными из них являются следующие законодательные документы федерального уровня:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
  • Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" (Пр-34н).
  • Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (Пр-49).

Наряду с указанными документами, регулирование бухгалтерского учета осуществляется также на основании федеральных и отраслевых стандартов.

На сегодняшний день главными целями инвентаризации являются:

1. Скрупулезная перепись реально существующего имущества аптечной организации. Работа эта весьма кропотливая. Особенно, когда очередь доходит до инвентаризации лекарственных средств и медицинских изделий. Каждый, даже начинающий фармацевт знает, какой объемной является номенклатура этих единиц торговли.

2. Сравнение действительного наличия имущества с показателями бухучета. Как ни странно, но часто при инвентаризации обнаруживаются "лишние" стеллажи, холодильники, шкафы и тому подобные предметы аптечного интерьера. И это еще полбеды. Хуже, если контролеры находят неучтенные в бухгалтерской документации лекарственные средства и медицинские изделия. Сразу возникает вопрос, каким образом и с какой целью они оказались в аптеке.

Бывает и наоборот, когда на поверку выявляется недостача того, что указано в документации. И в этом случае исчезнувшие в неизвестном направлении лекарственные препараты и медицинские изделия также являются большой "головной болью" администрации аптеки.

3. Проверка полноты отображения в учете финансовых обязательств. В этом разделе выясняется задолженность аптечной организации по финансам и наличие у нее банковских кредитов и займов.

Инвентаризация ЛС

Интересно, что согласно Пр-49 в формате инвентаризации проверяется даже то имущество, которое данной организации не принадлежит, но при этом числится в бухгалтерской документации контролируемой компании.

Такое имущество, например, может находиться на так называемом ответственном хранении аптеки или использоваться на правах аренды.

Как это происходит на практике? Ну, скажем, аптечная организация взяла в аренду у сторонней компании предметы торгового оборудования и отобразила их в бухгалтерской документации. В этом случае проблем, как правило, не возникает. Если, конечно, все зафиксировано с необходимой для бухучета точностью.

Но бывает и так, что аптечная сеть взяла у дружественной ей организации, например, холодильник. Просто на время, попользоваться, пока свой не отремонтируют. Отображать это в бухгалтерской отчетности обе стороны посчитали излишним бюрократизмом. Но тут начался процесс инвентаризации. И налицо выявляется несоответствие того, что числится в документации, с тем, что имеется на самом деле. Волокиты с объяснениями и прочими неприятностями будет точно больше, чем если бы все было оформлено как положено.

Кто должен проводить инвентаризацию

Организация и проведение инвентаризации входит в обязанности самой аптеки. К сожалению, руководители некоторых аптечных организаций легкомысленно относятся к такому самоконтролю. И либо вовсе не проводят инвентаризацию, либо делают это настолько поверхностно, что существенная доля имущества просто остается "за кадром". Такой подход может привести к неготовности аптеки к визиту сторонних контролеров. В частности, представителей налоговых органов.
Самоконтроль важен еще и потому, что система проведения инвентаризации налоговиками фактически идентична системе проведения инвентаризации самой аптечной организацией. Вот и получается, что внутренний аудит, чем, в сущности, и является самостоятельная инвентаризация, может стать очень полезной подготовительной работой или тренинга для достойной встречи работников налоговой службы.

Свои и чужие

Вся ответственность за корректное проведение инвентаризации лежит на инвентаризационной комиссии. В ее состав входят:

  • Представители администрации аптечной организации. Чаще всего это заведующий конкретной аптекой. Но бывает и так, что в процесс инвентаризации подключается и один из руководителей центрального офиса сети.
  • Сотрудник бухгалтерии аптеки, специально делегированный для участия в данной комиссии.
  • Фармацевты и провизоры торговой точки. Ведь именно они могут оказаться "крайними" в случае каких-либо несоответствий в наличии или отсутствии лекарственных препаратов.
  • Уполномоченные одной из аудиторских компаний. Эти представители сторонней организации особенно тщательно выполняют контрольную деятельность в аптеке. И не надо относить их замечания к недоброжелательности и придирчивости. Более того, нужно быть благодарными аудиторам за их бдительность и компетентность. Ведь выполнение их письменных предписаний или устных указаний помогут в будущем поставить процесс инвентаризации в аптеке на должный уровень.

Важно иметь в виду, что результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными, если хотя бы один член состава комиссии не смог принять в ней участие (даже по уважительной причине). Рекомендуется перенести инвентаризацию на определенный срок или издать дополнительный приказ, указав в нем другого работника вместо отсутствующего.

Члены комиссии

На время инвентаризации розничная точка должна быть закрыта для посетителей. Приостанавливается даже дистанционная торговля в тех аптеках, где такая опция уже разрешена и практикуется. Об этом потенциальных покупателей следует уведомить в тексте объявления, заранее вывешенного на дверях аптеки. В нем же следует указать, когда именно она будет открыта вновь, а также сообщить адреса ближайших аптечных организаций.

Бывает, что инвентаризация в аптеке длится несколько дней подряд. В этом случае все помещения, в которых находятся материальные ценности, должны быть опечатаны, а описи закрыты на ключ в шкафу или сейфе.

Когда это нужно?

Пр-49 РФ вменяет в обязанность всем юридическим лицам проводить обязательную инвентаризацию при следующих обстоятельствах:

1. Если аптека передала часть своего имущества в аренду другой компании, а также в случае его продажи, покупки или утилизации. Главное, чтобы все эти действия были продокументированы.

2. Перед составлением бух. отчетности за год. Исключением в этом случае является имущество, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября текущего года.

3. После того, как в аптечной организации произошла замена материально ответственного лица.

4. В случае выявлении фактов хищения материальных ценностей, их порчи или злоупотребления должностными обязанностями кого-либо из сотрудников аптеки.

5. При возникновении форс–мажорных обстоятельств любой степени сложности: различные стихийные бедствия, в т.ч. пожары и наводнения, природные катастрофы и техногенные аварии. Сюда же можно отнести объявление себя банкротом.

6. Проведение плановой/внезапной ликвидации или реорганизации аптечной сети. Инвентаризация осуществляется перед составлением ликвидационного/реорганизационного бух. баланса.

7. Когда в аптечной организации существует договор коллективной мат. ответственности, представители налоговой службы в обязательном порядке проведут инвентаризацию, если:

  • в аптеке произошла смена руководителя или в случае, когда эта должность стала вакантной;
  • из коллектива аптеки уволилось более половины ее постоянных сотрудников;
  • инвентаризацию инициировал хотя бы один рядовой работник аптеки.

В зависимости от величины аптечной организации, а также в ряде возникших обстоятельств, оговоренных в Пр-49, в отчетном году можно провести несколько мероприятий по инвентаризации. Дата предстоящей проверки имущества определяется руководителем аптеки заранее и сообщается всем ее сотрудникам в устной и письменной форме.

Процесс пошел

Решение о проведении инвентаризации должно быть не только принято, но и правильно оформлено. Для этого:

  • Руководитель аптеки должен выпустить официальный приказ либо по одной торговой точке, либо по всей сети о том, что с такого–то числа начинается инвентаризация. Правда, всю "сетку" одновременно проверяют крайне редко, так как это сопряжено с приостановкой ее работы, а, значит, и с финансовыми убытками. В большинстве случаев такое случается по инициативе налоговой службы или другого надзорного органа. Но бывает, и по требованию правоохранительного органа. Например, прокуратуры.
  • Специально отрекомендованный для этого член комиссии обязан составить инвентаризационную опись основных материальных средств, которые принадлежат данной аптечной организации и находятся на ее балансе. Строжайшему учету подлежит абсолютно все — от стационарного оборудования до мельчайшей упаковки ЛП. Имущество, взятое аптекой во временное пользование или приобретенное в лизинг, также должно быть включено в инвентаризационную опись (отдельный параграф).
  • Необходимо проверить наличие инвентаризационных ярлыков для учета ЛС, МИ и товаров нелекарственного ассортимента.
  • Рекомендуется заблаговременно подготовить форму акта проведения инвентаризации с отображением всех ее результатов, включая негативные.
  • Нужно позаботиться и о наличии так называемой сличительной ведомости. Она будет работать по принципу "что было зафиксировано в прошлую проверку, а что имеем сейчас". Если ситуация улучшилась, можно поставить это себе "в плюс". И напротив — когда былые огрехи не исправлены, а к ним еще и новые добавились — значит, для организационной работы в аптеке поле деятельности увеличилось.
  • Журналы учета, контроля и выполнения приказов, фиксации проведения инвентаризаций, а также учета контрольных проверок, вплоть до контрольных закупок, проводимых в прошлом, должны были готовы к заполнению в предстоящих инвентаризационных мероприятиях.

Для удобства инвентаризационные описи разрешено заполнять, как с применением компьютерной техники, так и вручную. В последнем случае позволяется использовать чернильную или шариковую ручку черного/синего цвета. Запись делать разборчиво, не допуская помарок и исправлений. Если же все–таки необходимо внести правки, они должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. При этом уточняющая надпись «исправленному верить» не обязательна, но желательна.

Что в итоге?

Оформление результатов инвентаризации должно происходить по следующему алгоритму:

1. Издается приказ о подведении итогов инвентаризации, подписанный руководителем, с указанием времени ее проведения и списком членов инвентаризационной комиссии, которые принимали участие в контрольном мероприятии.

2. В итоговом документе перечисляются ФИО сотрудников, по вине которых произошли нарушения. Их можно привлечь к ответственности — административной/материальной. А можно просто обратить их внимание на то, как не допускать подобных погрешностей. Тут все зависит от объема и уровня выявленных недочетов.

3. При необходимости инвентаризационной комиссией пишутся заявления и подаются обращения в следственные и судебные органы. Как правило, составление таких "бумаг" инициируется теми членами комиссии, которые представляют стороннюю организацию.

4. Если недостача имущества или его порча, выявленные в ходе инвентаризации, не превышают пределов естественных убытков, то их можно списать в качестве издержек в работе. В противном случае такие убытки покрываются за счет виновных лиц.

5. В тех случаях, когда не удается установить, кто конкретно из работников несет ответственность за выявленные убытки, ущерб, то они списываются на финансовые резервы аптеки/аптечной сети.

6. Излишки имущества оцениваются по их рыночной стоимости на дату проведения контрольных мероприятий. После этого соответствующая сумма зачисляется в финансовый резерв аптеки. Исключением могут быть случаи, когда эти излишки относятся к лекарственным препаратам, в аптечных документах вообще не значащихся. В таком случае начинается проверка того, каким образом эти лекарства вообще оказались в аптеке. Если они к тому же относятся к психотропным или наркотическим средствам, за дело возьмутся представители правоохранительных органов. И не исключено, что рутинная инвентаризация превратится в уголовное дело.

По материалам вебинара на платформе "Провизор 24"

Специализированные
мероприятия
 
ПрофМитинг
Статьи подрубрики управление:
С 1 ноября стартует новый этап маркировки БАД

С 1 ноября 2024 года стартует разрешительный режим реализации биологически активных добавок. Аптеки должны были уже подготовиться к этому этапу, но до сих пор возникает множество проблем, как и что делать. На вопросы работников розницы в ходе вебинара ответила ведущий инспектор ААУ «СоюзФарма» Виктория Маховская.

Как увеличить маркетинговые выплаты в аптечную сеть

Увеличение маркетинговых выплат можно добиться не столько за счет роста числа заключаемых контрактов, сколько благодаря сокращению собственных издержек и повышению качества их исполнения. Достижение этой задачи напрямую связано с тем, насколько системно в аптечной сети построена работа по управлению маркетинговыми контрактами.

Материальная ответственность аптечного сотрудника

Материальная ответственность — это юридическая обязанность работника возмещать причиненный им ущерб с учетом правил и ограничений, установленных законом. Этот механизм позволяет организациям применять определенные меры к своему персоналу.

Обязательные требования в работе аптеки

При работе аптеки персоналу нужно соблюдать большое количество обязательных требований, причем не только по части цен и ассортимента. Вряд ли кто-то не исполняет их сознательно, однако на практике некоторые нарушения встречаются часто. Как не допустить или исправить нарушения обязательных требований, рассказывает ведущий инспектор Ассоциации аптечных учреждений «СоюзФарма» Валентина Чугунова.

Как унитарным предприятиям закупать лекарства?

В связи с добавлением п. 6.1 в ч. 1 ст. 93 Закона №44-ФЗ каким образом унитарное предприятие будет закупать лекарственные препараты для аптек? Сможет ли в данном случае указывать, что закупка для собственных нужд? Обязано ли будет в данном случае предприятие соблюдать требования постановления Правительства РФ от 17.10.2013 №929?

Специализированные
мероприятия
 
ПрофМитинг