Как сделать совещание эффективным

Совещания во всех их проявлениях и формах — неотъемлемая часть внутренней организационной структуры бизнеса. Поскольку они отнимают существенную долю рабочего времени, от того, как они организованы, с каким настроением сотрудники их ожидают, участвуют в них и покидают их, в конечном счете зависит, будут ли достигнуты поставленные цели и насколько эффективно удастся внедрить принятые решения.

От планерок до страт-сессий

У каждого совещания должны быть цель и предполагаемый результат. Именно от них зависят повестка, список приглашенных и итоги встречи. Повестка может включать как один глобальный вопрос, так и несколько тем для обсуждения — в зависимости от этого выбирается формат проведения. Чтобы правильно определить цель и результат, сформировать повестку и определить круг участников, важно понимать, какие виды совещаний есть в арсенале руководителя.

В зависимости от содержания, повестки и уровней управления компанией или подразделением совещания делятся на три типа:

• Оперативные планерки (селекторные совещания) проходят в течение дня внутри конкретного отдела или команды проекта с целью быстро «сверить часы» и понять, в правильном ли направлении решаются текущие задачи. Такие встречи должны проходить динамично, строго в соответствии с повесткой и намеченными вопросами.
• Совещания по вопросам системного управления посвящены повышению эффективности существующих или внедрению новых бизнес-процессов и регламентов.
• Стратегические сессии относятся к управлению компанией в целом. На них обсуждаются глобальные вопросы, касающиеся продуктов или клиентов. Их задача — определить верный вектор развития, добиться единого понимания целей всеми участниками и обсудить препятствия, мешающие реализации задуманного.

Особняком стоят идеологические совещания, на которых транслируется миссия компании от первого лица — общие смыслы, цели работы, направление движения и конечный результат.

Эффективность зависит от участников

Главная задача организаторов любого совещания — сделать так, чтобы оно не превратилось в формальность, а прошло результативно. Для этого необходимо продумать формат, ограничить круг участников только теми, кто действительно нужен, четко соблюдать тайминг в соответствии с повесткой и обязательно фиксировать итоги и решения в протоколе.

Однако эффективность встречи в решающей мере зависит от вовлеченных лиц — начиная с инициатора и заканчивая рядовым участником. Каждый должен четко понимать свою роль.

• Инициатор (он же организатор) формулирует цель и ожидаемый результат, опираясь на исходные данные. В его обязанности входит формирование повестки, выбор даты и времени, приглашение и оповещение участников, предварительное ознакомление их с материалами, а также протоколирование и фиксация результатов.
• Модератор (ведущий, как правило, он же организатор) следит за распределением времени и регламентом, не дает участникам отвлекаться от повестки и при необходимости возвращает обсуждение в нужное русло.
• Участник нередко играет важную роль. Получив приглашение, он берет на себя ответственность за выполнение задач, разъясняет коллегам свои действия и решения, принятые в рамках его компетенции. На совещаниях типа мозгового штурма или стратегических сессий он не просто слушает и задает вопросы, но и предлагает решения, которые могут стать определяющими.
• Лица, принимающие решения. Ими не всегда выступает инициатор. На кросс-функциональных совещаниях кто-то должен четко сказать: «Эту задачу решает HR-отдел» или «Этим займусь я». Если такого не происходит, инициатор берет слово и предлагает назначить ответственного.
• Непростая задача ложится на того, кто ведет протокол. Это не стенограмма и не аудио- или видеозапись, а структурированный список задач, ответственных сотрудников и сроков. Протоколирующим, по решению организатора или модератора, может стать любой участник — такая практика способствует более активному вовлечению в обсуждение и принятие решений.

Уметь находить баланс между участниками

Цели обозначены, нужные участники приглашены, но совещание пошло не по плану и не привело к ожидаемым результатам. Многим руководителям знакома эта ситуация. Встреча достигает цели только тогда, когда ее ход находится под контролем.

Управлять ходом встречи и строго соблюдать тайминг крайне важно: чем больше времени тратится на совещание, тем ниже вероятность достижения нужных результатов. Модератор должен уметь балансировать между участниками, не позволяя им уходить от темы, но при этом вовлекая всех в обсуждение и давая возможность высказаться.

Помимо тех, кто предпочитает отмалчиваться, есть и «монополизаторы эфира», забирающие почти все время и внимание на себя. Они постоянно берут слово, перебивают коллег, даже если им нечего сказать по делу. Управлять ими помогают фразы: «Давайте дадим слово другим» или «Какой итоговый вывод? Что вы предлагаете?»

Опытный модератор без труда распознает и «вечного критика», способного поставить под сомнение любое предложение: «Это не сработает», «Мы уже так пробовали», «Зачем это делать, если все равно не получится». Таких пессимистов можно привести в тонус похвалой: «Хорошее замечание! Как предлагаете решить эту проблему?» или «Отличная идея — поштурмировать отдельно!» После таких фраз градус критики заметно снижается. Впрочем, критик может быть полезен: он часто копает глубже остальных, подходит к вопросам менее формально и стремится окончательно разобраться в проблеме.

Существуют также эксперты-перфекционисты. Их не рекомендуется приглашать на совещания, посвященные практическим задачам, особенно если речь идет о генерации идей, — такой участник будет мешать, углубляться там, где не нужно, и предлагать либо слишком локальные, либо идеальные решения. Зато он будет полезен там, где требуется реальная экспертиза вопроса.

Если в ходе встречи появляется участник, который вольно или невольно уводит обсуждение в сторону, предлагая вопросы не по повестке, такие темы желательно фиксировать в отдельный протокол как новые вопросы, требующие отдельного обсуждения. Этот инструмент также повышает продуктивность совещания.

5 практических советов по повышению эффективности совещаний

1. Участники часто тратят непропорционально много времени на простые вопросы в ущерб более важным. Решение: обсуждать темы в порядке приоритетности. Это гарантирует, что главные вопросы будут рассмотрены, а если останется время — можно перейти к менее срочным.
2. Чтобы совещание прошло по плану, важно не отвлекаться на посторонние темы, постоянно напоминать участникам о цели, подводить промежуточные итоги и фиксировать идеи и вопросы, которые требуют отдельного обсуждения.
3. Если цель совещания — выработать решения, и вы пригласили коллег, чтобы услышать их мнение, не торопитесь озвучивать свое. Тот, кто высказывается первым, сильно влияет на остальных, и встреча превращается не в обсуждение, а в подтверждение вашей позиции. Если нужны альтернативы — высказывайтесь последним.
4. Чем больше участников, тем меньше ответственности. Ограничивайте число приглашенных, четко фиксируйте ответственность и назначайте явные решения. Даже если участников много, адресное распределение задач поможет закрепить результаты и упростит контроль их выполнения по протоколу.
5. Если совещание все же прошло неудачно, проведите работу над ошибками: проанализируйте поведение участников, извлеките уроки и подумайте, как улучшить организацию будущих встреч. Выстроить эффективную систему совещаний, особенно при большом количестве участников и широкой тематике, поможет создание собственной информационной системы или календаря. Это позволит отслеживать и управлять всеми параметрами совещаний, анализировать прошедшие встречи, своевременно выявлять проблемные моменты и вносить организационные изменения, направленные на повышение эффективности.

По материалам вебинара «Давайте обсудим: как выстроить систему совещаний, которая работает»