Ассортимент аптеки насчитывает сотни наименований. Чтобы избежать путаницы и ускорить работу, необходима четкая система хранения. Оптимальное решение — принцип адресного хранения, заимствованный из складской логистики: каждое место (полка, стеллаж, холодильник) получает уникальный адрес, что позволяет мгновенно найти любой товар. Как подчеркивает Павел Лисовский, экономист-эксперт на фармрынке России и СНГ, от налаженной системы хранения в аптеке напрямую зависят скорость и качество обслуживания посетителей.

Отсутствие адресного хранения нельзя считать незначительной проблемой. Из-за низкой скорости сбора заказа аптека рискует потерять до 5% товарооборота. Зачастую фармацевты считают, что и так отлично знают расположение лекарств, а значит, менять ничего не нужно. Если же что-то не удается найти на полках, всегда можно уточнить у заведующей. Действительно, опытный персонал способен быстро сориентироваться в привычной обстановке. Тем не менее человеческий фактор никто не отменял: предыдущая смена могла переложить препараты или первостольник просто устал и не заметил нужную упаковку.

В результате сотруднику бывает трудно найти «сложные» препараты (на них редкий спрос, поэтому они часто лежат на дальних стеллажах) или быстро собрать крупный заказ. Иногда это приводит к досадной ситуации: провизор или фармацевт говорит покупателю, что товара нет в наличии, хотя на самом деле он есть.

Как понять, нужно ли внедрять адресное хранение?

При внедрении системы адресного хранения часто возникают препятствия со стороны персонала: первостольники не хотят создавать новую систему и поддерживать ее, а руководители не готовы тратить время на преодоление их сопротивления. Все же преимущества системного подхода перевешивают временные трудности.

Первый шаг — оценить текущие потери прибыли и времени. Для этого проанализируйте так называемые «долгие» чеки в аптеке. Это чеки, в которых зафиксирована существенная разница между временем пробития первого и последнего запрошенного препарата. Если позволяют технические возможности, проведите видео- или аудиоанализ (хотя последний менее точен). Такое наблюдение часто выявляет три типичные ситуации:

Покупатель назвал препарат, он был в аптеке, но первостольник не смог его найти.
Покупатель попросил лекарство, отсутствующее в ассортименте, но фармацевт не сказал об этом сразу, а потратил время на бесполезные поиски.
Первостольник искал препарат по просьбе покупателя и нашел его, но другие люди из очереди за это время ушли.

После анализа чеков необходимо составить контрольный список примерно из десяти препаратов и засечь время на его сбор. Включите в него 2-3 популярных лекарства, 4-5 менее востребованных и 1-2 редких, которые требуют долгого поиска. Затем проанализируйте результаты, ответив на вопросы:

Сколько времени в среднем тратится на поиск? Устраивает ли вас этот показатель?
Какой разброс по времени между разными аптеками?
Какой разброс по времени между разными сменами в одной аптеке?
Какой разброс по времени между разными фармацевтами в одной смене?

Отвечая на последние три вопроса, сначала определите среднее время отпуска товара: кто-то работает быстрее, кто-то медленнее (и это нормально).

Какие варианты внедрения адресного хранения возможны?

Вариант 1. Простая система хранения (локальный подход). Этот метод не требует разработки единого стандарта для всей сети. В каждой аптеке создается своя, простая система мест хранения. Для этого составляется таблица с номерами шкафов, холодильников, полок и стеллажей, указывается, что именно на них хранится. Данные о местах хранения заносятся в программное обеспечение. Если такой возможности нет, можно создать Excel-таблицу или даже Word-документ и разместить его на рабочем столе компьютера. Главное, чтобы сотрудники смогли быстро запомнить новую логику расположения товаров.

Но у этого подхода есть минусы. Он не предусматривает централизации и не учитывает экономическую логику хранения. В идеале препараты, приносящие наибольший доход, должны располагаться ближе к рабочему месту провизора, но в простой системе этот принцип может не соблюдаться. Кроме того, такой способ не подходит для «терапевтического» хранения. Например, при покупке антибиотиков первостольник часто предлагает пребиотики. Значит, эти товарные категории должны находиться рядом, но простая система этого не учитывает.

Вариант 2. Единая система распределения товаров (сложный подход). Этот вариант подразумевает разработку единой логики для всей сети. Первый шаг — полностью демонтировать старую систему, созданную самими сотрудниками, чтобы избежать путаницы. На этот раз при внедрении адресного хранения следует не просто разложить товары по местам, а соблюсти принципы «терапевтического» и экономического хранения. Данные о новых местах хранения вносятся в программное обеспечение. Будьте готовы к сопротивлению персонала и длительному периоду наладки, который будет сопряжен с финансовыми и временными потерями. Этот способ для начала можно использовать не во всех точках сети, а только в наиболее проблемных аптеках.

Вариант 3. Единая логика под стандартное оборудование (для крупных сетей). Самый ресурсоемкий способ, который предполагает единую логику распределения товара под стандартное аптечное оборудование. Он требует значительных вложений и больше подходит для крупных сетей с большим количеством типовых точек.

Налаживайте систему хранения постепенно, начиная с первого, самого простого варианта. Переходить к сложным решениям сразу — ошибка, они не будут эффективными, если персонал к ним не готов. Сотрудники должны сначала уйти от бессистемного расположения товара и привыкнуть к новому порядку. Когда их сопротивление ослабнет, можно постепенно внедрять более сложные принципы.

Важно помнить: на любом этапе внедрения адресного хранения ответственному лицу необходимо регулярно контролировать точность расположения препаратов в аптеках.

По материалам вебинара «Адресное хранение в аптеке. Причины потерь до 5% товарооборота»

Ирина Андреева

ИСТОЧНИК