Как в бухучете отобразить приобретение лекарств сотрудником

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В бухгалтерском учете операции по поступлению и выбытию лекарственных препаратов организация вправе отразить одним из следующих способов:

1. Отнести в состав запасов (счет 10) в момент утверждения авансового отчета с последующим списанием на счет 29 в момент выдачи лекарственных препаратов из здравпункта организации.
2. Единовременно списать на счет 29 в момент утверждения авансового отчета.

Выбранный способ следует закрепить в учетной политике.

Обоснование позиции:

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". О расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, данные отражаются по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет (может быть разработан на основе формы АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документами (второй абзац подп. 6.3 п. 6 Указания №3210-У).

Следовательно, на основании утвержденного авансового отчета организация отражает операции по приобретению лекарственных препаратов.

• Учет лекарственных препаратов в составе запасов

Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации или используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).

Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, если иное не установлено ФСБУ 5/2019 (п. 9 ФСБУ 5/2019).

В фактическую себестоимость запасов, кроме незавершенного производства и готовой продукции, включаются фактические затраты на приобретение (создание) запасов, приведение их в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования. Затратами считается выбытие (уменьшение) активов организации или возникновение (увеличение) ее обязательств, связанных с приобретением (созданием) запасов. Не считается затратами предварительная оплата поставщику (подрядчику) до момента исполнения им своих договорных обязанностей предоставления запасов, выполнения работ, оказания услуг (п. 10 ФСБУ 5/2019).

В данном случае авансовый отчет с подтверждающими документами служит основанием для формирования фактической себестоимости лекарственных препаратов в составе запасов.

Для оприходования лекарственных препаратов в бухгалтерском учете организация вправе использовать счет 10.

При отпуске запасов в производство, отгрузке готовой продукции, товаров покупателю, списании запасов себестоимость запасов рассчитывается одним из следующих способов (п. 36 ФСБУ 5/2019):

а) по себестоимости каждой единицы;

б) по средней себестоимости;

в) по себестоимости первых по времени поступления единиц (способ ФИФО).

Выбранный способ списания запасов утверждается учетной политикой организации.

Списание запасов является фактом хозяйственной жизни и оформляется на основании первичных документов (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, далее Закон 402-ФЗ).

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Следовательно, отпуск лекарственных препаратов необходимо оформлять первичным документом (например, актом о расходе медикаментов) и отражать в бухгалтерском учете в момент оформления первичного документа.

• Единовременное списание лекарственных препаратов

Учет конкретного объекта бухгалтерского учета ведется способом, установленным федеральным стандартом бухгалтерского учета. В случае если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета федеральный стандарт бухгалтерского учета допускает несколько способов ведения бухгалтерского учета, организация осуществляет выбор одного из этих способов, руководствуясь пп. 5, 5.1 и 6 ПБУ 1/2008 (п. 7 ПБУ 1/2008).

Как указано выше, учет приобретения и отпуска лекарственных препаратов ведется в соответствии с ФСБУ 5/2019.

В той степени, в которой применение учетной политики, сформированной в соответствии с пп. 7 и 7.1 ПБУ 1/2008, приводит к формированию информации, от наличия, отсутствия или способа отражения которой в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации не зависят экономические решения пользователей этой отчетности (далее — несущественная информация), организация вправе выбирать способ ведения бухгалтерского учета, руководствуясь исключительно требованием рациональности (без применения пп. 7, 7.1 ПБУ 1/2008). Отнесение информации к несущественной организация осуществляет самостоятельно исходя как из величины, так и характера этой информации (п. 7.4 ПБУ 1/2008).

В данном случае организация планирует осуществлять несущественные затраты на приобретение лекарственных препаратов, следовательно, на основании п. 7.4 ПБУ 1/2008 вправе списание лекарственных препаратов в бухгалтерском учете осуществлять в момент утверждения авансового отчета.

При выборе указанного способа его необходимо закрепить в учетной политике.

Игнатов Дмитрий, эксперт
Материал предоставлен службой Правового консалтинга ГАРАНТ