Порядок ведения кассовой книги и книги учета (ч. 1)

Захарочкина Елена Ревовна
Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП ММА им. И.М. Сеченова, к.ф.н.

КАССОВАЯ КНИГА

Фармацевтические организации должны учитывать следующие общие правила касательно кассовой книги:

• все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге;
• каждая организация ведет только одну кассовую книгу;
• контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера;
• подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются; сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или заменяющего его лица.

Правильное оформление кассовой книги учитывает следующие составляющие:

• кассовая книга заводится на определенный установленный организацией период (месяц, квартал, год или другой период);
• кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью;
• при нумерации первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами;
• при опечатывании мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска; бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея;

• изначально в кассовой книге заполняются:

1. обложка и титульный лист (организация, код организации по ОКПО, структурное подразделение (обособленное со своей кассой) и его код при использовании организацией системы кодирования, период, на который заводится книга);

2. последняя страница (в строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью или штампом с указанием даты).

Записи в кассовую книгу производятся кассиром в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей:

• первая часть с горизонтальной линейкой заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге;
• вторая часть без горизонтальных линеек заполняется через копировальную бумагу, является отрывной, служит отчетом кассиру.

До внесения в книгу записей за текущий день лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

При заполнении основной части кассовой книги следует учитывать следующее:

• заполняется на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, а также платежных (расчетно-платежных ведомостей), кассовых чеков, заявлений на выдачу денег, решений суда и др.;
• в графе 2 «От кого получено или кому выдано» указывается ФИО лица, от которого получены или которому выданы денежные средства; в случае представителя другой организации также указывается наименование этой организации;
• строки «Остаток на начало дня», «Перенос», «Итого за день», «Остаток на конец дня», «в т.ч. на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии», графы «Приход, руб. коп.», «Расход, руб. коп.» заполняются в рублях и копейках;
• до подсчета итоговых сумм по строке «Итого за день» за текущую дату в кассовой книге незаполненное записями пространство заполняется прочерком;
• по строке «Остаток на конец дня» отражается сумма остатка наличных денег в кассе на конец дня, которая рассчитывается по формуле «сумма остатка денежных средств в кассе на начало дня плюс суммарный приход за день и минус суммарный расход за день»; при этом остаток денег в кассе на следующий день не должен быть сверх установленного обслуживающим банком лимита; организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке (п. 7, 9 Порядка ведения кассовых операций).

Действия с кассовой книгой ежедневно в конце рабочего дня:

КАССИР

• подсчитывает итоги операций за день;
• выводит остаток денег в кассе на следующее число;
• передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

БУХГАЛТЕР

• проверяет записи в кассовой книге;
• пересчитывает приложенные к отчету приходные и расходные документы;
• указывает прописью с начала строки с заглавной буквы количество полученных им приходных и расходных документов в строке «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ___ приходных и ___ расходных получил» (если в строке осталось свободное место, то оно заполняется прочерком);
• ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи.

В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций кассовая книга может вестись также автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. В этом случае ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме – общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в целях обеспечения сохранности и удобства использования в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года или по мере необходимости машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

КНИГА УЧЕТА

Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма No КО-5) применяется:

• для учета денег, выданных главным (старшим) кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику);
• для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры обязаны в конце рабочего дня:

• отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе;
• отчитаться перед главным (старшим) кассиром в принятых по приходным документам деньгах;
• сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассиры обязаны:

• отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты;
• до истечения этого срока ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям; эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В следующей статье будут рассматриваться порядок расчета лимита остатка кассы и новый порядок сдачи денежной наличности в банк в соответствии с Положением ЦБ РФ № 318-П.