Ведение кадровой документации: лицевой счет

Захарочкина Елена Ревовна
Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП ММА им. И.М. Сеченова, к.фарм.н.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ РАБОТНИКА

1. Форма № Т-54 (Графы 1-49) применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
  
Форма № Т-54а (Графы 1-22) применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике; в распечатанный экземпляр лицевого счета (по форме № Т-54а) ежемесячно вкле­ивается (или вкладывается) второй экземпляр расчетного листка, содержащий информацию о составных частях заработной платы, основаниях и размерах произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате; при этом на оборотной стороне формы №Т-54а (или вкладном листе) делается расшифровка кодов различных видов оплат и удержаний (по системе кодирования, принятой в организации).

2. Реквизиты (заголовочная часть лицевого счета) — идентичные

3. Общие сведения об организации и работнике

• наименование организации;
• код организации по ОКПО;
• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения работника;
• табельный номер;
• номер лицевого счета;
• расчетный период, за который в лицевой счет будут заноситься данные (с…по…); в подграфе «Расчетный период/с» указывается:

• дата приема на работу, если работник принят в организацию в текущем году;

• или 1 января текущего года (если на начало календарного года он уже работал в организации);

в подграфе «Расчетный период/по» (при открытии лицевого счета эта графа не заполняется; лицевой счет открывается, как правило, на год) указывается:
• 31 декабря текущего года (если на эту дату работник числится организации);

• или дата увольнения, если работник увольняется в текущем году.

• категория персонала, к которой относится данный работник (руководители, специалисты, другие служащие, рабочие);
• ИНН (работника, если имеется);
• номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• код места жительства согласно ОКАТО;
• состояние в браке: (один из вариантов: • Никогда не состоял (не состояла) в браке (код по ОКИН-1); • Состоит в зарегистрированном браке (код по ОКИН - 2); • Состоит в незарегистрированном браке (код по ОКИН - 3); • Вдовец (вдова) (код по ОКИН - 4); • Разведен (разведена) (код по ОКИН - 5); • Разошелся (разошлась)(код по ОКИН - 6));
• количество детей;
• дата поступления на работу;
• дата увольнения;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения работника;
• табельный номер, присвоенный работнику.

----------------------
Графы таблицы лицевого счета (1-8), объединенные заголовком «Отметки о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда».

4. Документы, на основании которых вносятся данные:

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
• Приказ (распоряжение) об изменении оплаты труда;

• Лицевая карточка

• Трудовой договор

• Штатное расписание

------------------------
Графа 1 «приказ (распоряжение)/дата»

Графа 2 «приказ (распоряжение)/номер»

Графа 3 «структурное подразделение» (например, Отдел готовых лекарственных средств и т.д.)

Графа 4 «должность (специальность, профессия)» (в соответствии с заключенным трудовым договором и штатным расписанием)

Графа 5 «условия труда»: условия труда: нормальные, тяжелые, вредные, опасные и т.п.

Графа 6 «тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.»: указывается размер оклада или тарифной (дневной или часовой) ставки, установленной работнику при приеме или переводе на работу.

Графы 7 и 8 «суммы надбавок, доплат»: предназначены для отражения установленных работнику при приеме на работу или переводе, а также в результате изменения оплаты труда сумм надбавок и (или) доплат.

При внесении отметки об увольнении графы 3-8 не заполняются.
----------------------
Графы таблицы лицевого счета (9-16), объединенные заголовком «Отметки об использовании отпуска»

5. Документы, на основании которых вносятся данные:

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);

раздел «Отпуск» в личной карточке - (раздел VIII в форме № Т-2 «Личная карточка работника» или раздел IX в форме № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»)
---------------------

Графа 9 «вид отпуска» (варианты согласно ТК РФ: ежегодный основной оплачиваемый, ежегодный дополнительный оплачиваемый,  без сохранения заработной платы, учебный,  отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет)

Графа 10 «приказ (распоряжение)/дата»

Графа 11 «приказ (распоряжение)/номер»

Графа 12 «за период/с»

Графа 13 «за период/по»

При определении периода необходимо учитывать стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск согласно ст. 121 ТК РФ.
----------------------
Графа 14 «дата/начала» в форме № Т-54

Графа 15 «дата/начала» в форме № Т-54а

Графа 15 «дата/окончания» в форме № Т-54

Графа 16 «дата/окончания» в форме № Т-54а

Дата окончания  вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска; в случае вызова сотрудника из отпуска или в случае прерывания или продления отпуска в этой графе будет проставлена фактическая дата окончания отпуска, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу

Графа 16 "количество дней календарных" в форме № Т-54

Графа 14 «количество дней календарных» в форме № Т-54а

Графы таблицы лицевого счета (17-21 в форме № Т-54; 18-22 в форме № Т-54а), объединенные заголовком «Удержания и взносы»

6. Документы, на основании которых вносятся данные:

• исполнительный лист;
• заявление работника;
• приказ руководителя;
• другие документы об удержаниях из доходов работника.

Графа 17 в форме № Т-54 «вид удержания (номер и дата документа)»
Графа 18 в форме № Т-54а «вид удержания (номер и дата документа)»

В данной графе указывается вид удержания (например, алименты, погашение кредита, возмещение ущерба) и реквизиты документа, на основании которого производится удержание.

Графа 18 в форме № Т-54 «период удержания/с»

Графа 19  в форме № Т-54а «период удержания/с»

В данной графе указывается начало периода удержания (дата, начиная с которой с работника будут производиться удержания, взиматься взносы)

Графа 19 в форме № Т-54 «период удержания/по»

Графа 20 — в форме № Т-54а «период удержания/по»

В данной графе указывается окончание периода удержания, т.е. дата, до которой с работника будут производиться удержания, взиматься взносы)

Графа 20  в форме № Т-54«сумма удержания, руб. или процент»
Графа 21  в форме № Т-54а «сумма удержания, руб. или процент»

В данной графе отражается:

• общая сумма удержания в том случае, если размер удержания установлен в твердой сумме (например, возмещение причиненного организации ущерба);
• процент удержания (если размер удержания установлен в процентах к сумме начисленного дохода)

Графа 21 в форме № Т-54 «размер удержания за месяц (период), руб.»

Графа 22 в форме № Т-54а «размер удержания за месяц (период), руб.»

В данной графе указывается размер удержания, производимого за каждый месяц (иной период).

-------------------
Графа 22 в форме № Т-54 «Сумма предоставляемых льгот (сумма стандартных налоговых вычетов), руб.»;
Графа 17 в форме № Т-54а «Сумма предоставляемых льгот (сумма стандартных налоговых вычетов), руб.».

7. Документы, на основании которых вносятся данные:

• заявление работника об уменьшении дохода на сумму «личного» стандартного налогового вычета, предоставляемого в соответствии с подпунктами 1, 2, 3 пункта 1 статьи 218 НК РФ;
• заявление работника об уменьшении дохода на сумму стандартного налогового вычета на детей, предоставляемого в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ.
  
  

Сведения об отработанном времени, о начислениях и удержаниях работника за месяц, о задолженностях по итогам каждого месяца, о суммах к оплате отражаются в Графах 23-49 Лицевого счета по форме № Т-54 (Схема 2). Если организация использует Лицевой счет (свт) по форме № Т-54а, то указанные сведения отражаются в расчетном листке работника, который должен ежемесячно вклеиваться (или вкладываться) в распечатанный на бумаге экземпляр лицевого счета.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ ПО ФОРМЕ № Т-54: ГРАФЫ 23-49

Графа 23 «Месяц»: наименование месяца, за который указываются данные.

Графы 24-27 «Отработанные дни (часы)»

Документы, на основании которых вносятся данные:

• Табель  учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12).
• Табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

В графах 24 и 26 “Код” указывается условное обозначение (код) затрат рабочего времени (для обозначения различных категорий отработанного и неотработан­ного времени, как и при заполнении табеля, применяются буквенные или цифровые коды, разработанные Госкомстатом России, которые приведены на титульном листе Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12).

В графах 25 и 27 «Количество» указывается  продолжительность отработанного или неотработанного времени в днях (часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по итогам соответствующего месяца.

Графы 28-37 «Начислено, руб.»

Документы, на основании которых вносятся данные:

• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) (раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда»)
• · Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• · Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
• · листок нетрудоспособности (больничный лист);
• · другие документы, являющиеся основанием для начислений (наряд на выполнение работ; производственное задание; положение о премировании; приказы (распоряжения); и пр.)
• · бухгалтерская справка, составленная на основе вышеперечисленных документов.

Графы 28-33 «По видам оплат» (например, оплата по окладу, сдельная оплата, оплата за работу в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу, премии, средний заработок, сохраняемый за время нахождения в командировке, отпуске и т.д.) заполняются на основании первичных учетных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат; наименования этих начислений указываются в качестве заголовков граф 28-32; во второй пустой графе заголовочной строки граф 28—33 «Код» указывается Код соответствующего вида начислений (если в организации применяется такая система кодирования);

в графе 33 отражаются также суммы доходов в виде различных социальных и материальных благ.

Графы 34-36 «Пособие по временной нетрудоспособности» отражают соответствующую информацию о месяце, количестве рабочих дней в этом месяце, за которые начислено пособие и сумма пособия за указанные рабочие дни.

Графа 37 «Всего» отражает общую сумму начислений, произведенных работнику за месяц (сумма граф 26-33 и 36).

Графы 38-46 «Удержано и зачтено» содержат сведения об удержанных и зачтенных за месяц суммах.

Документы, на основании которых вносятся данные:

• · записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и расходный кассовый ордер, которым оформлена выплата отпускных;
• · исполнительный лист;
• · заявление работника;
• · приказ (распоряжение) об удержании;
• · бухгалтерская справка;
• · иные документы, являющиеся основанием для осуществления удержаний из доходов работника

Графа 38 «Выдано за первую половину месяца (аванс)» отражает сумму аванса, зачтенную при окончательном расчете за месяц

Графа 39 «Налог на доходы» отражает сумму удержанного НДФЛ

Графы 40-45 указываются суммы, удержанные и/или зачтенные по другим основаниям (в частности, может быть зачтена выданная ранее сумма оплаты за отпуск, отражено удержание алиментов, процентов по кредиту, иные удержания, произведенные по инициативе администрации или по заявлению работника); наименования оснований для зачтенных и удержанных сумм указываются бухгалтером в качестве заголовков граф; во второй пустой графе заголовочной строки граф 40-45 указывается соответствующий код, если в организации применяется система кодирования удержаний и зачтенных сумм.

Графа 46 «Всего» отражает итоговую величину зачтенных и удержанных за месяц сумм полученную сложением граф 38-45.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться (ст. 137 ТК РФ):

• ·для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• ·для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
• ·для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Графы 47-48 «Задолженность, руб.» отражают сведения о суммах задолженности, числящихся за работником (графа 48) или за организацией (графа 47) по итогам месяца.

Графа 48 заполняется, если сумма, подлежащая удержанию у работника, больше суммы произведенных ему начислений; значение данной графы можно рассчитать по формуле: гр. 37 - гр. 46.

Графа 49 «Всего к оплате, руб.» отражает сумму, причитающуюся к выплате работнику по итогам окончательного расчета за месяц; значение этой графы определяется по следующей формуле: гр. 49 = гр. 37 - гр. 46 + гр. 47 - гр. 48.

Лицевой счет закрывается в следующих случаях:

• при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) работника;
• по окончании календарного года.

Следует напомнить, что, согласно статье 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном 372 статьей ТК РФ.