Импортозамещение IT-технологий фармбизнеса

В текущей ситуации компаниям стоит обратить внимание на отечественные разработки. Каким требованиям они должны отвечать в условиях вынужденного развития IT-технологий в короткие сроки?

Цифровизация полного жизненного цикла процесса

Несмотря на внедрение электронного документооборота, кабинеты, заваленные бумагами, все еще остаются реальностью. Вице-президент по финансам, ИТ и развитию бизнеса группы компаний "НИЖФАРМ" Денис Богомолов считает, что это связано с тем, что бумажный документооборот создает иллюзию контроля. Но в действительности, хотя вся информация находится на бумаге, для ее сбора и согласования сотрудникам приходится посещать разные отделы компании, пересылать документы несколько раз по почте, ждать, когда они дойдут до адресата и он сможет физически поставить подпись, плюс еще и повторять эти действия в случае ошибок и т.д. Это делает работу менее эффективной — много времени тратится на бесполезные процессы, которые после перевода их в электронную форму занимают секунды, становясь при этом полностью прозрачными и хорошо контролируемыми.

Денис Богомолов привел пример удачного использования цифровых технологий в бухгалтерии: автоматизация авансовых отчетов исключила необходимость для полевых сотрудников приезжать в офис для передачи бумажных отчетов, к тому же отсканированные по QR-коду электронные чеки не стираются и не теряются, как это было на бумаге (MK1).

Кроме того, свою эффективность доказала система организации мероприятий благодаря цифровизации полного жизненного цикла процесса: среднее время на все этапы от создания, заказа услуг, до отчетности по мероприятию сократилось до 30 минут вместо 6 часов, поскольку все внутренние и внешние участники организации мероприятия работают в одной системе, которая содержит все необходимые провалидированные базы данных, плюс в ней происходит обмен всеми подтверждающими и юридическими документами.

Цифровизацию также можно использовать при работе с мастер-данными контрагентов, автоматизации документооборота в процессах закупок, при формировании отчетности, для обновления прайс-листа и информации по тендерам, т.д.

Недавно в компании был успешно запущен цифровой проект, упорядочивший сферу прогнозирования продаж, где не были интегрированы системы и подсистемы, из-за чего отсутствовала полная картина процесса прогнозирования продаж, зато наблюдалась неоптимальная автоматизация с Excel и высокая зависимость от экспертов. Новый проект под названием Felicita ориентирован на пользователя — это удобный интерфейс и единая система, а также автоматизация сложных расчетов и моделей, позволяющая избежать ошибок. Другие преимущества — прозрачность и встроенная экспертиза. Это сокращает время ввода данных и повышает точность прогнозирования.

Отечественные мессенджеры — защита от утечки информации

В марте 2024 г. Кабмин внес в Госдуму законопроект о переходе субъектов критической информационной инфраструктуры РФ на использование российского программного обеспечения (ПО) в целях безопасности. Согласно тексту закона, если он будет принят, то вступит в силу с 1 марта 2025 года.

Поэтому встал вопрос о переходе программных продуктов на отечественную альтернативу. Ей может стать суперапп для бизнеса eXpress. Коммерческий директор компании eXpress Владимир Комиссаров обращает внимание, что в иностранных мессенджерах невозможно контролировать переписку, данные переписок и отправляемые файлы хранятся на сторонних серверах, в чаты и группы могут попасть посторонние люди. Кроме того, уволившийся сотрудник «забирает с собой» всю имеющуюся у него информацию, а личные чаты и развлекательные каналы отвлекают от работы. При разработке продукта делалась ставка на повышенную безопасность, учитывая следующие требования компаний-заказчиков:

• полный контроль потоков данных и усиленное шифрование;
• отправка системных событий в корпоративную систему безопасности;
• проверка информации при внутреннем обмене;
• автоматический разлогин и удаление из чата при увольнении или утере телефона;
• антивирусная проверка файлов, запрет скриншотов, отсутствие видеозахвата экрана и скачивания файлов и другие.

Сервер с информацией находится в контуре компании, переписку может прочесть лишь ее адресат - каждое сообщение шифруется. 

IT-управление корпоративным контентом

Слаженная работа организации сегодня во многом зависит от имеющейся в ней системы управления корпоративным контентом (ECM), с помощью которой можно осуществить цифровизацию многих бизнес-процессов. Советник генерального директора по организационному развитию "СМ-Клиника" Наталья Рагузова отмечает, что применение отечественных ECM-решений после внедрения дает компании сразу несколько ключевых преимуществ: повышает уровень развития корпоративной культуры, дисциплинируя каждого сотрудника, делает бизнес-процессы прозрачными, сокращает сроки выполнения задач и время на согласование. Но при внедрении системы важно правильно оценить сумму расходов на ее содержание, поскольку некоторые из ECM-систем требуют значительных затрат.

В компании сегодня применяется ECM-система Directum RX. С ее помощью можно осуществить цифровизацию бизнес-процессов управления персоналом: подбор, прием, обучение, наставничество, другие кадровые процессы с возможностью интеграции ECM с программами для автоматизации управления персоналом и расчета зарплаты на предприятии, а также автоматизировать управление проектами, организацию совещаний, внутренний аудит и линейный контроль, который важен для контроля качества работы медицинских организаций. Линейный контроль представляет собой внезапную проверку клиники с фиксацией замечаний в электронном акте, на основании которого выдаются поручения руководителям проверяемых подразделений. После работы с замечаниями куратору направляется отчет. Цифровизация позволяет значительно ускорить процессы документооборота в области линейного контроля.

Автоматизация основных производственных процессов

Руководитель отдела аналитики компании "Гемотест" Илья Карпухин рассказал об изменениях в основном производственном процессе после его автоматизации. Сам процесс проходит следующим образом: пациент приходит по одному из каналов продаж и сдает биоматериал, который доставляется службами логистики в региональные и центральную лаборатории. Там проводятся исследования, и по их готовности выдается результат. Однако на этих этапах возможны задержки. Они бывают массовыми, к примеру, задержки рейсов в регионах, вывод из строя оборудования, дефицит реагентов, а также единичными. К последним относятся плохое качество биоматериала, потеря пробирки и другие проблемы. Раньше все задержки выявлялись вручную через выгрузку из производственной системы, каждый случай отдельно обрабатывался врачами из лаборатории, далее по нему формировался файл с решением, который передавался в контакт-центр для дальнейшей коммуникации с пациентом.

В качестве альтернативы отдел аналитики решил автоматически определять задержанные исследования, исключить работу врачей над частными случаями и заменить их системой правил, определяющих дальнейшие действия и срок подготовки решений. Помимо этого, нужно было автоматизировать работу контакт-центра по распределению случаев по группам дальнейших коммуникаций.

Теперь ежедневно формируется перечень задержек и если какая-то из них не новая, то для нее формируется правило, а отчет направляется в контакт-центр. За время внедрения системы врачи создали 90 правил, контакт-центр — 45, а 8 сотрудников лабораторий освобождены от выявления задержек вручную и могут принимать меры для своевременного выполнения исследований.

Персонал и внедрение программного продукта

Важно не просто найти подходящий цифровой инструмент для бизнеса и внедрить его, но и подготовить сотрудников к его появлению. Представители фармотрасли считают, что главное в этом процессе — узнавать мнение сотрудников о продукте и поддерживать обмен опытом по его использованию.

Директор по персоналу "Бинергия" Анна Марцинковская уверена: людям нужно дать возможность узнать, чем полезна программа. Недавно компании пришлось переходить на отечественное программное обеспечение и подходящий продукт удалось быстро найти. Однако, когда заработала новая CRM-система, часть данных по лечебным учреждениям и врачам оказалась потеряна. Но возникшая проблема, наоборот, сплотила команду, и сотрудники не только восстановили нужные сведения, но и быстро освоили новую программу.

Глава подразделения по управлению персоналом и административной поддержке ООО "НоваМедика" Алексей Карпов считает, что говорить сотрудникам об изменениях нужно заранее. Следует создать проектную команду, которая будет тестировать новые технологии, поскольку так можно узнать, где возникает и растет сопротивление нововведениям. Кроме того, нужно выстроить процесс и этапы коммуникации с персоналом и собирать от людей обратную связь. По его мнению, сплоченность коллектива и понимание общей цели — ключ к успешной работе цифровых технологий.

По материалам XI конференции "Цифровые технологии в фармацевтике: фокус на импортозамещении и повышении эффективности" (организаторы: группа "Просперити Медиа" и CFO-Russia.ru)

Карпухин Илья, руководитель отдела аналитики "Гемотест".

Марцинковская Анна, директор по персоналу "Бинергия".

Рагузова Наталья, советник генерального директора по организационному развитию «СМ-Клиника».

Карпов Алексей, глава подразделения по управлению персоналом и административной поддержке ООО «НоваМедика».