Онлайн–кассы. Пора подключаться!

КАССЫ В ЗАКОНЕ

Согласно поправкам, внесенным в действующий Федеральный закон от 22.05.03 №54–ФЗ "О применении контрольно–кассовой техники", руководители аптечных организаций (аптечных сетей) обязаны перевести свои организации на онлайн–кассы уже с 1 июля 2018 г. Это позволит аптеке перейти на новую систему взаимодействия с ФНС. Онлайн-кассы будут передавать реквизиты каждого пробитого чека через серверы операторов фискальных данных (ОФД) в налоговую инспекцию. Считается, что это исключит возможность недобросовестным предпринимателям исказить данные в свою пользу.

Однако некоторые аптеки, работающие в статусе индивидуальных предпринимателей (ИП), получили право перейти на онлайн-кассы с отсрочкой — с 1 июля 2019 г. К ним относят и ведущие розничную торговлю аптеки, не имеющие наемных работников. Таких, конечно, очень мало. Но, если владелец торговой точки вдруг решит, что все делать самому ему не с руки и наймет хотя бы одного работника, он сразу же обязан перейти на онлайн–кассу. Отсрочка от установки таких касс предоставляется и тем аптекам, которые находятся в труднодоступной местности, где отсутствует Интернет. Но самостоятельно оценить свое местонахождение с точки зрения его отдаленности от цивилизации нельзя. Лишь специальные списки в местных органах власти могут подтвердить такой статус предприятия.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Онлайн–кассы, зарегистрированные в ФНС России, работают в формате такого алгоритма:

1. Кассир пробивает чек.
2. Сразу же после этого фискальный накопитель (ФН) получает и шифрует все данные полученного чека.
3. ФН передает эти данные оператору фискальных данных (ОФД). Естественно, в электронном виде. Теперь он как бы стоит между кассой и ФНС.
4. ОФД проверяет полученную информацию и отправляет ответ ФН (также подписанный фискальным признаком).
5. Затем ОФД пересылает данные в ФНС.

Все данные полученных электронных чеков ОФД сохраняет в течение 5 лет.

Многие называют "сердцем" всей этой системы передач фискальный накопитель (Фн). Существуют два вида фискальных накопителей. Одни рассчитаны на 13 месяцев работы, а другие — на 36 месяцев. Как только пробивается первый чек — отсчет времени пошел. Ну а потом отработавший свой срок ФН следует заменить на новый.

Естественно, чтобы онлайн–касса работала, она должна быть подключена к Интернету.

Отрадно, что дополнительные усилия от кассира не требуются. Он так же, как и раньше, работает на кассе. При этом на каждый чек приходит подтверждение — это главный критерий. Если подтверждения нет, считается, что документ не ушел. И касса будет такой документ пытаться передать оператору до тех пор, пока подтверждения не будет. В этом случае все последующие чеки "выстраиваются в очередь" и ждут, пока первый чек не пройдет подтверждения.

Кстати, касса может работать и без Интернета, но не более 30 дней. Если на кассе есть непереданные чеки, она по истечении срока перестанет работать. Как оператор все допустимые 30 дней будет передавать данные в налоговую службу — дело оператора. Аптеку это не должно волновать. Если в налоговую службу каких–то чеков не будет передано, вопросы возникнут к оператору. Он просто получит запрос. Потом налоговые инспекторы начнут адресовать такие вопросы к аптеке вплоть до выездной проверки.

"Как удостовериться, что чеки передаются? При закрытии кассовой смены в отчете о закрытии кассовой смены. Если количество больше одного, значит касса не передает чеки, и они накапливаются", — обращает внимание эксперт, руководитель службы поддержки контролирующих органов СКБ "Контур"» Илья Кореонов. Это проблема, которую нужно решать в течение 30 дней

ЧТО ЗА ЧЕМ?

"Чтобы правильно влиться в новую систему кассового обслуживания, нужно аккуратно выполнять разработанную специалистами пошаговую инструкцию", — рекомендует Илья Кореонов. Рекомендации следующие:

• Приобрести ККТ. Выбирая модель кассы, обратите внимание на ширину кассовой ленты, наличие автоотрезчика и скорость печати. Покупать нужно лишь такую модель, которая внесена в реестр ФНС России, с фискальным накопителем, соответствующим системе налогообложения по виду бизнеса (на 13 или 36 месяцев).
• Заключить договор с оператором фискальных данных и получить от специалиста ОФД инструкции и данные по настройке, регистрации и фискализации ККТ.
• При необходимости договориться о выезде технического специалиста.
• Зарегистрировать ККТ в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.ru, провести фискализацию кассы и получить карточку регистрации ККТ.
• Зарегистрировать ККТ, подключенную к Интернету, в личном кабинете клиента ОФД, чтобы начать передачу фискальных данных в ФНС.

При этом нужно учитывать тот факт, что маркировка товара обязывает аптеку сканировать на кассе двухмерный штриховой код и отправлять информацию о продаже товара оператору фискальных данных и в реестр средств идентификации. Для торговой точки также обязательно использование соответствующей ККТ, 2D–сканера и оператора ОФД, поддерживающего маркировку.

РЕГИСТРАЦИЯ ККТ НА САЙТЕ ФНС

Сначала необходимо заполнить адрес установки и место установки ККТ (это должен быть физический адрес нахождения и наименование аптеки).

Затем выбрать модель ККТ из представленного списка или обратиться к реестру моделей ККТ, указать заводской номер кассы (написать на нижней части ККТ или в паспорте ККТ).

"Если аптечная организация расположена в торговом центре, необходимо с максимальной точностью указать ориентиры ее расположения (например, сколько метров от входа). После этого выбрать модель фискального накопителя и ввести его номер (он состоит из 16 знаков, указанных на коробке или на самом ФН). Модель ФН также можно посмотреть на сайте ФНС", — уточняет эксперт.

КОГДА НЕОБХОДИМО ПЕРЕРЕГИСТРИРОВАТЬ КАРТУ РЕГИСТРАЦИИ?

В результате всех проделанных мероприятий аптека получает карту регистрации. Ее нужно менять, когда происходит:

• смена фискального накопителя;
• смена адреса регистрации или места установки ККТ;
• смена ОФД;
• изменение режима работы кассы;
• смена ИНН или наименования организации.

Важно! Смена системы налогообложения не является причиной для перерегистрации кассы.

ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПЕРЕРЕГИСТРАЦИИ КАССЫ

"Прежде чем приступить к работе в новых реалиях, следует знать, какие "грабли" разбросаны на рыночном пространстве онлайн–касс", — предупреждает Кореонов. Вот типичные ошибки, которые влекут за собой серьезные проблемы:

• расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы;
• неверный ввод регистрационного номера;
• неверное указание ОФД;
• перерегистрация кассы более 12 раз (в противном случае она перестанет работать и придется менять фискальный накопитель).

Если собираетесь закрыть ИП или предполагается какая-то реорганизация, кассу надо снять с учета и провести разрегистрацию. Данные для регистрации должны быть записаны в ФНС не позднее одного рабочего дня после подачи заявления. Отчет после регистрации должен быть передан в налоговые органы не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера на сайте nalog.ru

До окончания его срока действия (за 30 дней) ФН будет предупреждать, с отметкой в отчете о закрытии смены. Как минимум за 10 дней до окончания нужно зайти в сервисный режим работы кассы (режим администратора) и принудительно закрыть ФН, нажав на кнопку "закрыть фискальный накопитель". Без этого действия кассир не сможет отправить сведения в налоговую службу. А без этого, в свою очередь, невозможно перерегистрировать кассу по причине закрытия ФН. Если этого не сделать, кассу с новым ФН перерегистрировать не получится. В итоге кассу можно будет выкинуть. А она стоит 50–80 тыс. руб.

Объем фискальной памяти онлайн–касс практически одинаковый — 220–230 тыс. фискальных операций и опцией формировать чек каждые 5 мин. 24 часа в сутки. Аптеке, как и другим организациям, 5 лет нужно хранить уже использованный ФН. Налоговая может провести проверку.

ФН может заблокироваться до истечения срока. Если нет подтверждения 30 дней, нужно разблокировать.

Кассовая смена не может продолжаться более 24 часов, иначе заблокируется. Нужно просто закрыть кассовую смену и потом открыть ее заново.

Нужно проводить синхронизацию кассового таймера и накопителя реальным временем в фискальном накопителе. Это делает либо сервисный центр или тот, кто устанавливает кассу. В противном случае одновременно будет сформировано два чека и касса заблокируется.

Когда касса регистрируется первый раз, ей присваивается регистрационный номер, который вместе с ИНН нужно ввести в ФН. Делать это нужно очень внимательно в сервисном режиме кассы. Нельзя ошибиться ни в одной цифре! Если хотя бы один знак будет неправильным, перерегистрировать не получится. Придется менять фискальник. А он стоит от 8 до 12 тыс. руб. Опыт показывает, что лучше это поручить специалисту сервисной организации, правда, сначала нужно заключить договор о ее финансовой ответственности за регистрацию. В таком случае за испорченный фискальник она возместит финансовый убыток.

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ УСТАНОВКУ ККТ!

√ При подключении первой волны ощущалась острая нехватка ККТ и фискальных накопителей. В условиях дефицита недобросовестные поставщики завышают цены и срывают сроки поставки оборудования. В прошлом году примерно 1 млн 400 тыс. касс стали использовать ФН. К 1 июля 2018 г. должно быть около 3 млн. Не стоит дотягивать до 1 июля.

√ Заложите время на подключение. Покупка кассы — это только первый шаг. Регистрация через сайт ФНС. В пиковые дни сайт может работать с перебоями. Регистрируйте не в пятницу или выходной день. Чтобы в случае неполадок можно было починить. А еще лучше приступать к регистрации в первой половине рабочего дня, чтобы к его концу успеть все сделать. Желательно регистрацию начать делать за 15 дней до начала работы ККТ.

√ Замена ФН занимает 30 дней (столько заложено на ремонт производителем). Далее ККТ необходимо будет настроить, подключить к Интернету, зарегистрировать в ФНС и фискализировать с выделенным оператором фискальных данных.

Переход на новый порядок применения ККТ может потребовать время на обучение продавцов работе с онлайн–кассой и товарно–учетной системой. Если раньше не требовалось указывать номенклатуру товара, кассиры не сразу осваивают эту операцию.

Подготовлено по материалам вебинара "Как малому бизнесу начать применять онлайн–кассы", "ОПОРА России"