Новый порядок ведения кассовых операций

 Положение устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Отныне компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе. При этом больше не требуется специально оборудовать кассовую комнату, и руководитель сам вправе определять перечень мер для защиты кассы компании и сохранности наличности.

Водолагина Татьяна Николаевна
Главный государственный налоговый инспектор отдела контроля госрегулируемых видов деятельности Управления Федеральной налоговой службы по Москве

Денежные средства сверх лимита – в банк

При расчете лимита остатка наличных денег берется выручка прошлого периода. Причем компания может сама определить, за какой период брать эту выручку – за предыдущие месяцы, за время пика продаж в текущем году или за какой-нибудь период прошлого года. Главное условие – длительность этого периода не превышает 92 рабочих дня. (Если праздничные и выходные дни в компании являются рабочими, они также должны приниматься в расчет.)

Если предприниматель или компания только начинают свою деятельность, и выручки у них еще нет, для расчета берут выручку ожидаемую.

При проверке налоговые органы вправе пересчитать расчет лимита наличия денежных средств в кассе.

Обособленное подразделение юридического лица, у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренным новым положением для юридического лица. Юридическое лицо, в состав которого входит обособленное подразделение, при определении лимита остатка денежных средств в кассе учитывает наличные деньги, хранящиеся в кассе обособленного подразделения.

Все денежные средства сверх установленного лимита должны храниться на расчетных счетах в банках. Период между инкассациями в банк выручки не должен превышать 7 рабочих дней. Период 14 рабочих дней допустим лишь для отдаленных районов, и субъектов хозяйственной деятельности в Москве не касается.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается лишь в дни выплат заработной платы, стипендий и иных выплат, предусмотренных законодательством. В иных случаях накопление наличности в кассе сверх установленного лимита рассматривается как нарушение порядка хранения свободных денежных средств, ответственность за которое предусмотрена по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Все кассовые операции ведутся кассовым работником или иным работником, определяемым руководителем с установлением ему соответствующих прав и должностных обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица нескольких кассиров, назначается старший кассир. Кроме того, кассовые операции могут проводиться как бухгалтером, так и самим руководителем.

Все кассовые операции, проводимые юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В кассовых документах указывается основание для их оформления, перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Для индивидуальных предпринимателей первичным документом, на основании которого составляются расходные и приходные ордера, может служить авансовый отчет. Это не противоречит действующему законодательству.

В течение рабочего дня все передачи наличности между старшим кассиром и кассирами отражаются в книге учета принятых и выданных кассирам денежных средств. Запись в эту книгу осуществляется в момент передачи денег. Кассовые документы, кассовая книга и книга учета принятых и выданных денежных средств могут оформляться как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности и брошюруются в случае необходимости, но не реже 1 раза в календарный год, как правило, после окончания налогового отчетного периода.

Кассовую книгу обязаны вести также и обособленные отделения, имеющие расчетный счет, вне зависимости от того, выделены они на отдельный баланс или нет. В конце каждого рабочего дня обособленные отделения переправляют информацию в головную организацию.

Порядок приема и выдачи наличных денег определен гл. 3 и 4 нового Положения. Прием и выдача наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, проводится по приходным или расходным кассовым ордерам. При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег.

Налоговым кодексом РФ установлено, что расходы, учитываемые при определении налоговой базы, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Основания, по которым может быть оформлен расходный кассовый ордер, регламентированы запретным перечнем ситуаций, в которых организация может тратить наличную выручку. Этот перечень определен п. 2 Указания Центрального банка РФ №1843-У от 20.06.07 «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или индивидуального предпринимателя». На сегодняшний день предельный размер расчетов наличностью не должен превышать 100 тыс. руб. по одному договору.

Особо следует обратить внимание на то, что юридические лица и индивидуальные предприниматели не вправе расходовать наличные деньги, поступившие в их кассу в качестве выручки за проданные товары и оказанные услуги, на выплату займов.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности, работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом выданной ранее суммы.

Порядок выдачи юридическим лицом по расходному кассовому ордеру необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется также юридическим лицом.

Для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы, юридическое лицо и индивидуальный предприниматель в обязательном порядке ведут кассовую книгу. Данный порядок определяется гл. 5 нового Положения.

Записи в кассовой книге производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.

Обособленные подразделения также ведут кассовые книги, которые могут передаваться в головные организации в электронном виде.

В соответствии с гл. 6 Положения обеспечение порядка ведения кассовых операций полностью возлагается на руководство юридического лица или на индивидуального предпринимателя. Он предусматривает обязательное внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров, недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, а также хранение на банковских счетах в банках свободных денежных средств.

Ответственность за несоблюдение обеспечения порядка ведения кассовых операций

Лакеева Татьяна Викторовна
Главный государственный налоговый инспектор отдела контроля госрегулируемых видов деятельности Управления ФАС по Москве

Проверку кассовых операций налоговые органы могут проводить в любое время и в любом количестве, поскольку наличный расчет с населением в аптечных предприятиях производится каждый день.

Налоговые органы контролируют исполнение Федерального закона №54, выявляя случаи неприменения контрольно-кассовой техники и нарушения в порядке оприходования наличных денежных средств.

Ответственность согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП в части неоприходования денежных наличных средств предусматривает наложение штрафных санкций на должностное лицо в размере 4–5 тыс. руб. и на организацию – в размере 40–50 тыс. руб.

Ответственность за неприменение ККТ предусматривается ч. 2 ст. 14.5 КоАП. Нарушением считается не только неприменение ККТ, но и применение незарегистрированных в налоговых органах контрольно-кассовых машин. На сегодняшний день зарегистрированными должны быть ККТ, имеющие букву «К» (ЭКЛЗ – электронная контрольная лентозащищенная), соответственно все кассы, содержащие в маркировке букву «Ф», уже выведены из государственного реестра и применению не подлежат. Нарушением считается также и то, если на ККТ отсутствуют марки и пломбы.

Однако основным нарушением, на которое сегодня обращается особое внимание налоговыми органами, являются случаи, когда ККТ работают не в фискальном режиме. Данный вид нарушений встречается сегодня очень часто, в т.ч. и в аптечных предприятиях. Если касса работает не в фискальном режиме, то дневная выручка не попадает в фискальную память и не проходит полный круг отчетности. За это нарушение предусмотрена административная ответственность.

Руководителям аптечных предприятий необходимо быть внимательными при заключении договоров на поставку и сервисное обслуживание ККТ.

По материалам конференции ААУ «СоюзФарма» «Аптечный бизнес: тенденции, возможности, перспективы», 06.04.12