Кадровый электронный документооборот: вопросы оформления в аптечной сети
Вопрос: Аптечная сеть планирует перейти на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). В рамках этого процесса с сотрудниками аптек подписываются договоры о полной коллективной материальной ответственности. Как правильно в ЭКДО оформить выбытие из состава бригады и прием в коллектив нового сотрудника?
Ответ:
В части третьей ст. 22.1 ТК РФ, в которой оговорено, в отношении каких документов правила ЭКДО, предусмотренные статьями 22.1-22.3 ТК РФ, не применяются, не упоминаются договоры о полной материальной ответственности. Следовательно, оформление таких договоров в электронной форме допускается в рамках осуществления ЭКДО посредством как Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», так и информационной системы работодателя.
В соответствии с частью третьей ст. 245 ТК РФ по договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Требования к порядку формирования такой группы содержатся в типовой форме договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда России от 31.12.2002 г. №85 (далее — типовая форма).
Так, согласно п. 5 типовой формы при выбытии из коллектива отдельных работников или приеме новых работников договор о полной коллективной материальной ответственности не перезаключается. В этих случаях против подписи выбывшего члена бригады указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в бригаду.
Действующее в настоящее время законодательство, и типовая форма в частности, не предусматривает иного способа оформления выбытия из коллектива работника и приема в него нового работника в ситуации оформления договора о полной коллективной ответственности в электронном виде. Поэтому в таком же порядке следует оформить выбытие из бригады и прием в бригаду работников в электронном документе. Если технически воспроизвести указанные в п. 5 типовой формы действия для оформления выбытия и приема работников в рамках использования информационной системы работодателя или цифровой платформы «Работа в России» не представляется возможным, мы рекомендуем до внесения законодателем соответствующих изменений воздержаться от оформления договора о полной коллективной материальной ответственности в виде электронного документа и оформлять его в бумажном виде.
В подготовленном Минтрудом России 20.01.2025 г. проекте приказа Министерства труда и социальной защиты РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» указывается на возможность подписания работодателем заявления работника о выбытии или приеме в электронном виде, если договор о коллективной материальной ответственности заключался в электронном виде. Однако руководствоваться данным способом мы не считаем возможным ввиду того, что проект приказа нормативным актом не является.
Комарова Виктория, эксперт службы Правового консалтинга «ГАРАНТ»
