Чем больше информации, тем лучше продажи

Оно может быть стратегическим и включать в себя выработку, анализ и утверждение стратегии развития, а также тактическим и оперативным. Режим контроля исполнения зависит от уровня поставленных задач – для стратегических может быть год, для оперативных — неделя, день.

Максим Торопчин, ведущий аналитик компании "Юнифарм", обращает внимание на важность совещаний, они могут быть оперативными и объемными. Первые из них, проводимые на уровне департаментов и отделов раз в неделю, анализируют текущую ситуацию, тренды и выявленные проблемы. На основе последних фактических данных оперативно принимаются управленческие решения. Объемные совещания, созываемые ежемесячно или раз в квартал, выявляют и анализируют возможные риски, последствия и решения по их минимизации. При этом тематика обсуждений выбирается в зависимости от типа встречи, а для решений нужны финализированные данные. 

Автоматизация сбора данных

Компании для оперативного решения задач помогает автоматизация сбора данных от дистрибуторов. Для продуктивной работы необходимо увеличить частоту получения информации, улучшить качество и прозрачность данных по продажам, остатков первичных дистрибуторов, а также всех связанных процессов. Сначала данные собирались вручную и в этом есть проблемы.

Первая — недостаточность данных, вызванная низкой частотой поступающей отчетности, из-за чего информация быстро теряет актуальность, отсутствие данных по географической привязке к продажам и некоторых других видов сведений, например, о закупках и перемещении товара, а также детальной информации о грузополучателях и транзакциях. Нет и должного контроля поступающих отчетов. Помимо этого, процесс ручного сбора данных трудоемкий и непрозрачный. Все это приводит к запоздалым бизнес-решениям.

Автоматизация сбора данных позволила решить несколько ключевых задач — увеличить частоту и полноту данных с помощью ежедневных отчетов по стокам и продажам, иметь информацию по срокам годности на складе дистрибуторов, деталей логистических операций. Также можно было усовершенствовать проверку и обработку отчетов при помощи автоматизации для снижения времени доступности информации и получать дополнительные сведения о перепродажах между дистрибуторами.

Процесс сбора и обработки данных в большинстве случаев осуществляется через внешнего поставщика информации. Но на этом пути есть вероятность препятствий со стороны дистрибуторов, например, боязнь утечки информации или отсутствие у них необходимых технических специалистов. Поэтому фармдистрибуторов нужно мотивировать на автоматизацию отчетности и повышение качества взаимодействия, согласовать с ними требования к данным, процесс их передачи, сроки готовности информации, актуализацию и переподписание договоров на информационные услуги или договоров поставки.

В рамках программы сбора данных дистрибутор в свою очередь настраивает у себя автоматизированную структурированную выгрузку данных, которая ежедневно по расписанию отправляется на сервер, а затем в компанию. На этих данных строится оперативная управленческая отчетность. 

Для чего нужны данные?

Корпоративная оперативная отчетность позволяет контролировать сразу несколько важных направлений — уровень товарных запасов, выполнение плана аптечных сетей, лончи (этапы и KPI на уровне дистрибутора, аптечных сетей и регионов) и товары с истекающим сроком годности. В последнем случае можно устроить дополнительные продажи, тем самым сэкономив на уничтожении и повысив репутацию в глазах дистрибутора. Кроме того, можно увидеть критически низкий уровень товарных запасов, всплески продаж, запас товаров по акции и наличие товара каждый день, а также вести учет и верификацию закупок аптечных сетей с выделением закупок от достоверных источников с актуальными данными.

Корпоративная оперативная отчетность оценивает предварительные результаты запущенных промо и маркетинговых мероприятий. Данные помогут подготовиться к запуску акции, дадут возможность усиления коммуникации по мере прохождения акции. Благодаря чему можно отделить продажи по акции от регулярных.

Таким образом, на основе полученной информации, можно спланировать отгрузки и распределение товара по филиалам, продажи между аптечными сетями или территориями, в области маркетинга — оценить эффективность промо, скорректировать мероприятия и обеспечить норматив товарных запасов.

По материалам вебинара "Эффективное управление продажами. Ежедневная дистрибуторская отчетность как внедрить и использовать"